Coordonnateur administratif senior, partenariats municipaux

Titre : Coordonnateur administratif senior, partenariats municipaux

Lieu de travail de l’employé : À distance/virtuel (QC, Montreal)

Statut d’emploi : Permanent, Temps plein

 Salaire Annuel : 53,201.26$

La Croix-Rouge canadienne (CRC) – l’un des organismes sans but lucratif les plus inspirants au monde et lauréat de la liste Forbes des meilleurs employeurs du Canada 2022 – est à la recherche d’un Coordonnateur administratif senior, partenariats municipaux pour se joindre à l’équipe EMCI.

Toutes les actions de la CRC sont guidées par sept Principes fondamentaux, soit l’humanité, l’impartialité, l’indépendance, la neutralité, le volontariat, l’universalité et l’unité. Nous aidons les personnes et les communautés dans le besoin au Canada et à l’étranger et contribuons à renforcer leur résilience.

Dès le processus d’embauche, nous nous engageons à offrir un milieu de travail inclusif, accessible et sans obstacle dans lequel tout le monde peut s’épanouir. Nous encourageons toutes les personnes qualifiées ainsi que toute autre personne souhaitant contribuer à bâtir un environnement de travail inclusif et diversifié à postuler.

La personne retenue est responsable de coordonner les activités liées à la signature et aux renouvellements des ententes avec les partenaires municipaux de la Gestion des urgences. Le ou la titulaire sera aussi responsable d’établir les priorités et les suivis de tâches administratives récurrentes ou sporadiques, en fonction des besoins de la Gestion des urgences et des finances, ainsi qu’un soutien opérationnel à l’équipe.

Tâches et responsabilités :

• Maintenir des relations avec nos partenaires municipaux et communiquer avec les villes afin d’effectuer les suivis sur les ententes municipales, recueillir leurs commentaires et répondre à leurs interrogations;
• Mettre en œuvre divers outils de communication et agir à titre de point de contact pour faciliter la compréhension qu’ont les municipalités du rôle de la Croix-Rouge canadienne au Québec et de ses services;
• Coordonner la signature et le renouvellement de lettres d’ententes avec les municipalités ou arrondissements, produire les lettres d’ententes, assurer le suivi sur leur signature et la réception de la contribution financière;
• Analyser les commentaires des partenaires municipaux afin d’aviser le service de la gestion des urgences sur les moyens de mieux répondre à leurs besoins;
• Proposer et mettre en place des améliorations au contenu et au processus de gestion de ces ententes;
• Effectuer les analyses quantitatives statistiques requis par le service de la gestion des urgences, notamment dans le cadre des ententes de service signées avec les municipalités et les revenus attendus associés;
• Développer un système de suivi, de classement et d’archivage pour les dossiers sous sa responsabilité et préparer, à la demande de la direction du service de la gestion des urgences, des lettres, des documents, des présentations et des rapports;
• Agir à titre de représentant de la Société auprès des partenaires importants de la Croix-Rouge et des leaders de la communauté au besoin lors d’événements de représentation tel que des Colloques ou des kiosques;
• Se rendre disponible pour participer aux d’opérations d’urgence se déroulant au Québec ou au Canada;
• Lors d’opération d’urgence, assumer le rôle et les responsabilités temporairement attribués.
• P articiper à la planification et à l’organisation des activités du services, comprenant le suivi et la mise à jour des tâches récurrentes;
•  Participe à l’amélioration des outils de gestion administrative du service;
• Rédiger, corriger, des documents, des correspondances, des rapports, des formulaires administratifs et des compte rendus;
• Assister les directions de la Gestion des urgences dans la préparation de présentations;
• Faire circuler les procédures nécessaires aux employés;

Profil recherché :

• Diplôme collégiale avec spécialisation en techniques administratives ou toute autre combinaison d’expérience pouvant être équivalente;
• Expérience minimale de 3 ans en service à la clientèle;
• Expérience minimale de 3 ans en coordination et gestion de dossiers administratifs;
• Connaissance et expérience en milieu municipal (atout);
• Connaissance et expérience du milieu bénévole (atout);
• Capacité à travailler avec différents groupes de bénévoles et de partenaires ;
• Maîtriser les logiciels de la suite MS Office ;
• Connaissance d’outils de coordination ;
• Connaissance avancée de la base de données Raiser’s Edge ou d’un outil équivalent
• Capacité à gérer les priorités;
• Capacité à agir en tant que représentant de l’organisation envers des partenaires externes;
• Bonne gestion du stress et capacité de gérer les imprévus et les échéanciers serrés;
• Sens aigü du service à la clientèle;
• Dynamisme et enthousiasme;
• Excellent sens de l’organisation, rigueur, méthodique;
• Entregent et grande discrétion;
• Capacité à travailler en équipe;
• Flexibilité et autonomie;
• Disponibilité lors d’interventions d’urgence.

Conditions de travail :  

• Admissibilité à travailler au Canada : Nous invitons toutes les personnes qualifiées qui peuvent être employées au Canada à présenter leur candidature. Les personnes qui ne sont pas citoyennes ou résidentes permanentes du Canada sont encouragées à examiner attentivement leur visa pour savoir si elles sont en mesure d’occuper le poste pour lequel elles présentent leur candidature. Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter notre Foire aux questions .
• Si votre candidature est retenue pour ce rôle, vous devrez réussir le processus de présélection et vous soumettre notamment à une vérification approfondie des antécédents judiciaires.
• Pour le moment, la Croix-Rouge canadienne a pris la décision de suspendre l’application de sa politique de vaccination contre la COVID-19. Cependant, même si le personnel n’est plus tenu d’être entièrement vacciné pour participer aux activités en personne de l’organisation, la vaccination demeure la meilleure façon de se protéger contre le virus et continue d’être fortement encouragée.

Les candidats et candidates admissibles sont encouragés à postuler dès que possible – ceux qui postulent après le début du processus de sélection peuvent être considérés lors de la deuxième phase de présélection OU pour d’autres postes vacants. Nous apprécions le temps et les efforts que vous consacrez à votre candidature et vous remercions à l’avance.

Si vous avez besoin de mesures d’adaptation au cours du processus d’embauche, veuillez-nous en informer dès que possible. Nous traiterons en toute confidentialité l’information reçue au sujet des demandes d’adaptation .