Concours 23-203
Sous l’autorité du directeur du Service de sécurité incendie, le titulaire du poste est
responsable des fonctions de secrétariat, de l’organisation, de l’exécution et du
suivi des activités cléricales rattachées à la direction du Service et aux différents
comités en lien avec sa mission.
PRINCIPALES FONCTIONS
• Reçoit et répond aux appels téléphoniques du Service, donne des
informations, prend les messages et les achemine aux personnes
concernées ;
• Compile, vérifie et complète divers formulaires requis pour une saine gestion
du service (feuille de temps des pompiers, heures et coûts des interventions,
entraînements et formation des pompiers, liste de pompiers, tableau des
« médailles des services distingués », etc..) ;
• Effectue la saisie des données relatives à la paie du personnel cadre, col blanc
et pompier dans le logiciel de paie pour l’ensemble du service ;
• A partir de notes manuscrites, électroniques, ou par le biais du dictaphone,
met sur traitement de texte ou différents logiciels, des lettres, mémos, rapports,
présentations, devis techniques, convention de services professionnels, les
relit, les corrige et s’assure de la qualité générale de la présentation et du
contenu du produit fini ;
• Assure le suivi des échéanciers pour le directeur et effectue au besoin les
rappels auprès des personnes concernées ;
• Assure le suivi administratif suite aux rapports de l’Assemblée plénière et des
résolutions du Conseil et d’autres comités en lien avec la mission du Service ;
• Agit comme responsable du suivi des dépenses budgétaires du Service
(registre, transferts budgétaires, transmission de paiements, réquisitions,
facturation, lotissement, etc.) ;
• Tient à jour l’agenda de son supérieur (version électronique et/ou papier), fixe
les rendez-vous, réserve les locaux et les équipements nécessaires aux
rencontres. Tient à jour l’agenda de la salle de réunion. Sur demande, assiste
aux réunions pour en dresser les procès-verbaux ;
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• Rédige la correspondance courante, compose des mémos et des textes
simples et en assure le suivi ;
• Assiste le Directeur ou le personnel cadre concerné dans la préparation de
l’ordre du jour des différentes rencontres ou comités en lien avec la mission du
Service, convoque les personnes concernées et s’assure de fournir tous les
documents nécessaires relatifs aux séances des comités ;
• Ouvre, classe et tient à jour les divers dossiers et registres du Service, tout en
agissant à titre de responsable de l’application des procédures de gestion
documentaire pour l’ensemble du Service, en conformité avec le plan de
classement et le calendrier de conservation (support papier et électronique) ;
• Effectue sur demande ou au besoin des recherches aux archives du Service ;
• Assure la gestion des besoins en papeterie pour le Service et voit aux
commandes des effets manquants ;
• Procède à la photocopie, à la numérisation et à la télécopie de documents ;
• Remplace l’agent de bureau au poste d’accueil lors d’absence, de surcroît de
travail ou au besoin ;
• Effectue la remise de la mise à jour des rapports budgétaires (dépenses et
revenus) et assure la vérification des postes budgétaires du service par
l’analyse de compte ;
• Assure l’élaboration de divers tableaux ou bases de données, avec les logiciels
appropriés, pour des fins d’analyses statistiques et de contrôle (ex : contrôles
des heures octroyées, statistiques budgétaires variées, formation
professionnelle – Loi 90, etc.) ;
• Effectue la saisie des rapports d’interventions à partir du logiciel de gestion des
incendies, en assure la vérification et effectue la facturation requise suite à la
vérification ;
• Effectue la facturation des rapports d’entraide, de désincarcérations
(municipalité et SAAQ), les feux de véhicules ainsi que toutes les autres
interventions particulières ou survenues à l’extérieur des limites de notre
territoire ;
• Prépare les attestations d’intervention pour les sinistrés et les acheminent par
télécopieur au « Centre local d’emploi » lorsque nécessaire ;
• Accomplit toute autre tâche à la demande de son supérieur.
EXIGENCES DU POSTE
• Diplôme d’études collégiales (D.E.C.) en technique de bureautique ou
l’équivalent reconnu par le Ministère de l’éducation du Québec. Toute
autre combinaison de formation et d’expérience jugée équivalente sera
considérée;
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• Un minimum de deux (2) années d’expérience pertinente en travail de
bureau;
• Excellente connaissance du français écrit et parlé ;
• Posséder un niveau de connaissances intermédiaire des logiciels
Windows, Excel et Powerpoint;
• Posséder un niveau de connaissances avancé du logiciel Word ;
• Posséder des aptitudes et habilités à l’égard de standards élevés en matière
de service à la clientèle ;
• Posséder les autres qualités et aptitudes suivantes : autonomie et initiative,
minutie et précision, capacité de travailler sous pression avec plusieurs
dossiers simultanés.
• Facilité à apprendre différents logiciels informatiques (un atout).
RÉMUNÉRATION ET HEURES DE TRAVAIL
Le salaire annuel prévu à la convention collective en vigueur varie de 40 623 $
à 52 081 $ et est accompagné d’une gamme complète d’avantages sociaux.
La semaine de travail est d’une durée de 32.5 heures se déroulant entre 8 h
30 et 16 h 30 du lundi au jeudi et de 8 h 30 à 13 h le vendredi.
Postulez dès maintenant
Les personnes intéressées doivent transmettre leur curriculum vitae accompagné
d’une copie des diplômes requis, au plus tard le 28 février 2023 en mentionnant
le numéro de concours 23-203,
par courriel rh@st-hyacinthe.ca
ou par courrier à l’adresse suivante :
Direction des ressources humaines
Ville de Saint-Hyacinthe
700, avenue de l’Hôtel-de-Ville
Saint-Hyacinthe (Québec) J2S 5B2
Nous appliquons un programme d’accès à l’égalité à l’égard des femmes, des
personnes vivant avec un handicap, des minorités visibles, des autochtones et des
minorités ethniques. L’usage exclusif du genre masculin se veut essentiellement
dans le but d’en faciliter la lecture.
Seuls les candidats retenus pour une entrevue seront contactés